オフィス移転では、新しい物件を探して引越しをすれば終わりではありません。
現在のオフィスでは、解約予告、原状回復、B工事、什器・OA機器の搬出や処分、敷金・保証金の精算などが同時に進みます。
特に退去側で注意したいのは、新オフィスの準備ばかり進めて、旧オフィスの契約条件や原状回復費を後回しにしないことです。
原状回復工事の範囲や指定業者の条件を確認する時期が遅れるほど、見積内容を精査したり、不要な什器を売却したり、工程を組み替えたりする時間が少なくなります。
このページでは、オフィス移転・退去で必要になる作業を、特に旧オフィスから余計なお金を出さずに退去するという視点から整理します。
オフィス移転を決めたら最初に確認すること
最初に、新しい物件探しと並行して現在のオフィスの賃貸借契約書を確認します。
最低限、次の項目を確認してください。
- 解約予告は何か月前までに必要か
- 契約終了日と明け渡し日の条件
- 原状回復の範囲
- 原状回復工事の施工業者を指定されているか
- B工事・C工事に関する規定
- 工事可能な曜日・時間帯
- 工事申請や施工承認が必要か
- 敷金・保証金の返還条件
- 解約時の償却や控除があるか
オフィスでは、契約によって退去条件が大きく異なります。
「一般的なオフィスならこの程度」という相場情報よりも、まず自社の契約上、何をいつまでに行う必要があるのかを確認することが先です。
解約予告や敷金・保証金などについては、契約・退去手続きガイドで詳しく整理します。
オフィス移転は「新オフィス」と「旧オフィス」を分けて管理する
オフィス移転では、大きく二つのプロジェクトが同時に動きます。
新オフィス側
- 物件選定
- 賃貸借契約
- レイアウト設計
- 内装工事
- 電気・通信・ネットワーク
- 家具・OA機器の配置
- 引越し
- 新住所への各種変更
旧オフィス側
- 解約通知
- 原状回復範囲の確認
- 原状回復見積の確認
- B工事・指定工事の確認
- 家具・什器・OA機器の移設または売却
- 不要品の撤去
- 原状回復工事
- 貸主側の検査
- 明け渡し
- 敷金・保証金等の精算
この二つを一つのチェックリストで管理すると、退去側の重要な作業が埋もれやすくなります。
「新オフィス開設」と「旧オフィス退去」を別の工程として管理すると、原状回復や什器整理の遅れを把握しやすくなります。
オフィス移転・退去の基本的な流れ
契約や物件規模によって前後しますが、全体は次のように整理できます。
- 移転目的と予定時期を決める
- 現オフィスの契約・解約予告期限を確認する
- 新オフィス候補を探す
- 旧オフィスの原状回復条件を確認する
- 移転日・営業開始日・明け渡し日を決める
- 新オフィスの設計・工事を進める
- 旧オフィスの原状回復見積を確認する
- 家具・什器・OA機器を「移設・売却・廃棄」に分ける
- 引越しを実施する
- 旧オフィスの原状回復工事を行う
- 貸主側の確認を受けて明け渡す
- 敷金・保証金等を精算する
- 住所変更など必要な手続きを完了する
実務ではこれらが完全に一つずつ終わってから次へ進むわけではなく、複数の作業が並行します。
そのため、各工程に「誰が担当するか」「いつまでか」を設定しておくことが重要です。
解約予告期限から移転スケジュールを逆算する
現在のオフィスを退去するときは、賃貸借契約で定められた解約予告期間を確認します。
事業用オフィスでは数か月前からの通知が必要な契約も多いため、「移転することが決まってから確認する」のではなく、移転検討の初期段階で確認してください。
ただし、必要な期間は物件によって異なります。契約書に記載された期限を基準にします。
スケジュールを作る際には、少なくとも次の日付を分けてください。
- 解約通知期限
- 新オフィス契約日
- 新オフィス工事開始日
- 新オフィス引渡し日
- 引越し日
- 新オフィス営業開始日
- 旧オフィス原状回復工事開始日
- 原状回復工事完了予定日
- 旧オフィス明け渡し日
「移転日」だけを決めても、オフィス移転の工程は管理できません。
旧オフィスの原状回復条件を早めに確認する
旧オフィスの退去費用で大きな割合を占めやすいのが原状回復です。
確認するのは単に「原状回復が必要か」ではありません。
- どこまで戻す必要があるのか
- 入居時の状態はどうだったか
- 借主が設置した設備・造作は何か
- 床・壁・天井はどこまで工事するのか
- 電気・通信配線の撤去範囲
- パーティションの撤去範囲
- 空調設備に手を加えているか
- 貸主指定業者がいるか
- 工事期間はどれくらい必要か
などを契約書や管理会社・貸主側の条件と照合します。
原状回復については、住宅と事業用オフィスを同じ前提で考えないことも重要です。
住宅向けの原状回復に関する考え方を、そのまま事業用オフィスへ機械的に当てはめられるとは限りません。事業用賃貸借では、契約書や特約、使用状況などを個別に確認する必要があります。
「通常損耗だからすべて貸主負担」「事業用だからすべて借主負担」のどちらかに単純化せず、契約内容と実際の工事範囲を確認することが必要です。
詳しくはオフィス・店舗の原状回復ガイドで解説します。
原状回復見積は総額より内訳を見る
原状回復見積を受け取ったら、最初に見るべきなのは「○○万円」という総額だけではありません。
見積書を項目ごとに分けます。
- 仮設・養生
- 解体・撤去
- 床工事
- 壁・クロス工事
- 天井工事
- 塗装
- 電気工事
- 空調・設備工事
- 消防設備関連
- 廃材処分
- 搬出
- 清掃
- 現場管理費
- 諸経費
そして、各項目について、
- 契約上必要な工事なのか
- 数量は何を根拠にしているか
- 工事範囲が重複していないか
- 撤去だけでよいものを新設まで含めていないか
- 仕様が必要以上になっていないか
を確認します。
単価の高低だけでなく、そもそもその工事項目が必要なのかを見ることが重要です。
B工事・指定業者がある場合は工事区分を確認する
オフィスビルでは、工事をA工事・B工事・C工事などに区分していることがあります。
名称や具体的な範囲はビルによって異なりますが、一般的には、ビル全体に関係する設備や管理上重要な工事ほど、貸主側や指定業者による施工になることがあります。
退去時に確認したいのは、
- どこまでが指定業者による工事なのか
- どこから借主側で施工会社を選べるのか
- 原状回復工事のすべてが指定なのか
- 工事項目ごとに発注主体が違わないか
- 見積に含まれている諸経費の内容
です。
「指定業者だから相見積もりできない」という場合でも、見積書の内容確認までできないという意味ではありません。
契約上変更できない部分と、工事内容や仕様について確認できる部分を分けて考えます。
B工事や指定業者の見積についてはB工事・指定業者ガイドで詳しく扱います。
オフィス家具・什器は「移設・売却・廃棄」の3つに分ける
退去時に旧オフィスの家具や設備をすべて廃棄すると、処分費が発生するだけでなく、中古価値のある資産まで失う可能性があります。
最初に、全ての物品を次の3つに分けます。
1. 新オフィスへ移設するもの
- デスク
- チェア
- 収納
- 会議テーブル
- モニター
- OA機器
- その他継続使用する備品
2. 売却を検討するもの
- 不要になるオフィス家具
- 状態の良いチェア
- ロッカー
- キャビネット
- OA機器
- 一部の電化製品
3. 廃棄・撤去するもの
移設せず、中古価値もなく、原状回復までに撤去しなければならないものです。
この順番にすると、最初から全てを「不用品」として処分する場合より、廃棄量を減らせる可能性があります。
詳しくは設備・什器買取ガイドで整理します。
OA機器は所有物かリース品か確認する
複合機、電話設備、ネットワーク機器、サーバー周辺機器などは、会社の所有物とは限りません。
リースやレンタルの場合、勝手に売却・廃棄できないものがあります。
移転前に、
- 自社所有
- リース
- レンタル
- 保守契約付き
に分け、契約会社へ移設・返却方法を確認してください。
移転直前に気づくと、新オフィスへの移設工事や返却日程が間に合わなくなることがあります。
廃棄物は最後に決める
廃棄業者へ最初に「オフィス内を全部片づけてほしい」と依頼すると、本来は新オフィスで使えるものや、売却できるものまで処分対象になりかねません。
先に、
- 新オフィスへ持っていくもの
- 社員や他拠点へ移すもの
- 売却を検討するもの
- リース会社等へ返却するもの
を除外し、残ったものを廃棄対象にします。
造作物、パーティション、床材など原状回復工事側で撤去するものについては、一般の不用品処分と二重発注にならないよう工事見積も確認してください。
撤去・処分については撤去・廃棄ガイドで詳しく解説します。
引越しと原状回復は同じ日に終わらない
一般的には、社員や荷物が新オフィスへ移った後も旧オフィス側の作業が残ります。
例えば、
- 残置物の最終搬出
- 什器撤去
- 配線撤去
- 内装解体
- 原状回復工事
- クリーニング
- 貸主側検査
- 是正工事
などです。
したがって、
新オフィスへの引越し日と旧オフィスの明け渡し日を同じ日として設計しない方が安全です。
必要な工事期間は、物件規模や工事内容、ビル側の施工条件によって変わります。
二重家賃だけでなく「工事できない期間」に注意する
新旧オフィスの契約が重なると二重家賃が発生します。
そのため重複期間を短くしたくなりますが、短くしすぎると旧オフィスの原状回復期間が確保できない場合があります。
また、オフィスビルによっては、
- 平日日中は工事不可
- 夜間・休日のみ作業可能
- 搬出入可能時間が限定される
- エレベーター使用に予約が必要
- 工事申請を一定期間前に提出する必要がある
などの条件があります。
契約期間だけを見るのではなく、実際に何日工事できるのかまで確認して工程を組みます。
オフィス移転費用は一つの見積にまとめて考えない
オフィス移転には複数種類の費用が発生します。
新オフィス側
- 保証金・敷金等
- 仲介関連費用
- 内装・レイアウト
- 電気・空調・通信工事
- 家具・什器購入
- 引越し
旧オフィス側
- 原状回復工事
- B工事・指定工事
- 撤去・廃棄
- 家具・OA機器搬出
- 各種契約終了・移設費
重複期間に発生する費用
- 新旧オフィスの賃料
- 共益費
- 電気・通信等の重複
これらを一つの「移転費」として管理すると、どこで予算超過したのか分かりにくくなります。
新設費・退去費・重複費の3つに分けて予算管理すると比較しやすくなります。
敷金・保証金は原状回復費と一緒に確認する
事業用物件では、退去時に敷金や保証金から契約上の費用等が控除されることがあります。
確認するのは、
- 預託額
- 償却条件
- 原状回復費との精算方法
- 未払い費用の有無
- 返還予定時期
です。
「保証金が戻るから原状回復費を相殺できる」と大まかに考えるのではなく、契約上どのように精算されるのか確認します。
詳しくは契約・退去手続きガイドで扱います。
オフィス移転時の実務チェックリスト
契約・スケジュール
- 賃貸借契約書を確認した
- 解約予告期限を確認した
- 明け渡し日を確定した
- 原状回復工事期間を確保した
- 新旧オフィスの重複期間を確認した
原状回復・工事
- 原状回復範囲を確認した
- 指定業者の有無を確認した
- B工事・C工事の範囲を確認した
- 見積書の数量・単価・工事項目を確認した
- ビルの工事可能日時を確認した
- 工事申請期限を確認した
- 完了検査の日程を確認した
家具・OA機器
- 新オフィスへ移設するものを決めた
- 売却するものを分けた
- 廃棄するものを分けた
- リース・レンタル品を確認した
- データを含む機器の処分方法を確認した
引越し・インフラ
- 引越し業者を決めた
- ネット回線の開通日を確認した
- 電話番号の移転・変更を確認した
- 電気・水道等の開始・終了日を確認した
- 荷物搬出入のビルルールを確認した
社内・社外手続き
- 従業員へ移転日程を周知した
- 取引先への案内準備をした
- Webサイト等の住所変更を準備した
- 必要な登記・行政手続きを確認した
- 金融機関・保険・各契約先への変更を確認した
オフィス退去費用を抑えるときに見る順番
退去費用が想定より高くなったとき、すぐに「値引きできますか」と交渉するだけでは、原因を把握できません。
次の順番で確認します。
- 契約上必要な工事範囲を確認する
- 見積書と工事範囲が一致しているか確認する
- B工事・指定工事と自由に発注できる範囲を分ける
- 数量・仕様・重複項目を確認する
- 売却できる家具・設備を処分対象から外す
- 撤去・廃棄の重複発注がないか確認する
- 工期遅延による追加費用を防ぐ
費用削減は、単価交渉だけではありません。
必要のない工事や処分を発生させないことも、退去費用を抑える重要な方法です。
移転ではなくオフィスを閉鎖・縮小する場合
拠点廃止や事業縮小で新しいオフィスへそのまま移転しない場合も、旧オフィス側の基本的な退去工程は同じです。
ただし、移設する家具や設備が少なくなるため、
- 買取
- リース返却
- 廃棄
- 原状回復
の比重が高くなります。
店舗を閉鎖する場合は、厨房機器や造作譲渡など店舗特有の論点もあるため、店舗閉店の進め方も確認してください。
目的別に詳しく確認する
- 原状回復の範囲・見積を確認したい → 原状回復ガイド
- B工事・指定業者の見積を確認したい → B工事・指定業者ガイド
- 家具・OA機器を売却したい → 設備・什器買取ガイド
- 残置物や内装を撤去したい → 撤去・廃棄ガイド
- 解約・敷金・保証金などを確認したい → 契約・退去手続きガイド
- 店舗の閉店・退去を進めたい → 店舗閉店ガイド
旧オフィスの退去条件は、工事を発注する前に整理する
オフィス移転では、移転日が近づくほどスケジュールを優先して業者へ発注しやすくなります。
しかし、原状回復工事を発注した後では工事範囲を見直しにくくなり、什器を廃棄した後では売却できません。
まだ工事や処分を発注していない段階で、
- 賃貸借契約書
- 原状回復条件
- 工事見積
- 退去期限
- 残っている家具・設備
を一度整理しておくと、比較できる選択肢を残せます。